Có. Trong thương mại, Luật Thương mại 2005 coi các bên mặc nhiên áp dụng thói quen đã được thiết lập giữa họ, nếu họ đã biết hoặc phải biết thói quen đó, trừ khi có thoả thuận khác và với điều kiện thói quen không trái pháp luật. Trong dân sự, thói quen giữa các bên còn có một vai trò đặc biệt: theo Bộ luật Dân sự 2015, im lặng thường không phải là chấp nhận một đề nghị giao kết hợp đồng, trừ khi các bên có thoả thuận hoặc có thói quen đã được xác lập giữa họ.
Nói cách khác, cách hai bên đã làm với nhau nhiều lần có thể trở thành một phần của thoả thuận mà không ai ký vào. Điều này có lợi khi bạn muốn giữ ổn định quan hệ, nhưng cũng có thể gây bất ngờ khi một bên muốn đổi cách làm. Bài này giải thích thói quen khác tập quán ở đâu, khi nào nó ràng buộc, cách chứng minh và cách chấm dứt một thói quen cho an toàn.
Thói quen giữa các bên khác tập quán ở đâu
Tập quán là quy tắc được thừa nhận rộng rãi trong một vùng, một cộng đồng hoặc một ngành, không phụ thuộc vào hai bên cụ thể. Thói quen giữa các bên thì hẹp hơn nhiều: nó chỉ hình thành từ chính các lần giao dịch trước đó giữa hai bên, và chỉ ràng buộc hai bên đó. Một nhà cung cấp có thể có thói quen cho đại lý A trả chậm ba mươi ngày, nhưng không vì thế mà đại lý B được hưởng.
Vì hẹp hơn và gắn trực tiếp với hai bên, thói quen phản ánh sát hơn điều hai bên thật sự trông đợi ở nhau. Đó là lý do trong thương mại, thói quen được xét trước tập quán chung. Luật Thương mại 2005 xếp thứ tự rõ: khi pháp luật không có quy định, các bên không có thoả thuận và không có thói quen đã được thiết lập giữa họ thì mới áp dụng tập quán thương mại.
Một thói quen không cần đẹp hay hợp lý theo con mắt người ngoài. Nó chỉ cần có thật, lặp lại đủ để mỗi bên có cơ sở tin rằng lần sau cũng sẽ như vậy, và không trái pháp luật. Ngược lại, một lần làm ngoại lệ vì nể nhau, chẳng hạn một lần cho nợ quá hạn, chưa tạo ra thói quen.
Bốn dấu hiệu cho thấy đã có một thói quen ràng buộc
Lặp lại nhiều lần trong một khoảng thời gian. Luật không đặt con số cố định. Một cách làm lặp lại qua nhiều đơn hàng trong nhiều tháng có sức nặng hơn hai ba lần rời rạc. Càng đều đặn, càng dễ được coi là thói quen.
Nội dung đủ cụ thể. "Giao hàng tận kho bên mua vào sáng thứ Hai", "trả tiền sau ba mươi ngày kể từ ngày nhận hoá đơn", "hàng lỗi được đổi trong lần giao kế tiếp" là những thói quen có nội dung rõ. "Hai bên luôn châm chước cho nhau" thì không.
Cả hai bên biết hoặc phải biết. Thói quen phải là điều mà bên kia nhận thức được, không phải cách làm nội bộ của một bên. Chứng từ, tin nhắn, cách hai bên phản ứng qua các lần là bằng chứng cho việc này.
Không bị một thoả thuận rõ ràng loại trừ. Nếu hợp đồng khung giữa hai bên đã ghi rõ cách khác, thói quen không lật được điều khoản đó. Tuy nhiên, khi hai bên liên tục làm khác với điều khoản mà không ai phản đối, có thể đặt ra câu hỏi họ đã ngầm sửa thoả thuận hay chưa; đây là điểm thường phải tranh luận cụ thể.
Khi nào im lặng trở thành đồng ý
Nguyên tắc chung của luật dân sự là im lặng không phải là chấp nhận. Một người gửi cho bạn đề nghị bán hàng kèm câu "nếu không phản hồi trong ba ngày coi như đồng ý" không thể tự mình biến sự im lặng của bạn thành một hợp đồng. Nguyên tắc này bảo vệ người nhận khỏi bị ràng buộc bởi những đề nghị họ không hề muốn.
Ngoại lệ là khi hai bên đã thoả thuận trước về việc im lặng có nghĩa là đồng ý, hoặc đã có thói quen như vậy. Ví dụ giả định: một tiệm tạp hoá ở Thái Nguyên nhận gạo của một đại lý mỗi tuần. Hai năm nay, mỗi thứ Sáu đại lý nhắn số lượng dự kiến cho tuần sau, tiệm không trả lời gì, và thứ Hai hàng được giao, tiệm nhận và trả tiền. Đến một tuần, tiệm không muốn nhận nhưng cũng không nhắn lại. Trong bối cảnh đó, sự im lặng có thể được coi là chấp nhận theo thói quen đã xác lập.
Ví dụ cho thấy thói quen có thể biến một hành vi thụ động thành một cam kết. Nếu bạn đang ở vị trí của tiệm tạp hoá, cách an toàn là chủ động nhắn từ chối khi không muốn nhận, thay vì im lặng như mọi tuần. Nếu bạn ở vị trí của đại lý, việc lưu tin nhắn và biên bản giao nhận qua các tuần là cách giữ bằng chứng về thói quen.
Thói quen thường gặp và rủi ro đi kèm
Bảng dưới là các ví dụ giả định về thói quen trong quan hệ làm ăn nhỏ, kèm điều bạn nên lưu ý:
| Thói quen giả định | Bên được lợi | Rủi ro nếu không quản lý |
|---|---|---|
| Nhà cung cấp luôn cho trả chậm ba mươi ngày dù hợp đồng không ghi | Bên mua | Nhà cung cấp muốn thu tiền ngay sẽ bị viện dẫn thói quen nếu không báo trước |
| Bên mua luôn nhận hàng mà không kiểm đếm tại chỗ, báo thiếu sau | Bên mua | Bên bán khó chứng minh đã giao đủ nếu không có biên bản |
| Hàng lỗi được đổi ở lần giao sau, không lập biên bản | Cả hai | Khi quan hệ đổ vỡ, không ai chứng minh được số hàng lỗi đã đổi |
| Thợ sửa chữa luôn làm trước, báo giá sau | Thợ | Khách khó phản đối giá nếu đã nhiều lần chấp nhận cách làm này |
| Khách đặt hàng qua tin nhắn, cửa hàng im lặng rồi giao | Khách | Cửa hàng có thể bị coi là đã chấp nhận đơn kể cả khi hết hàng |
Không thói quen nào trong bảng là xấu. Vấn đề chỉ xuất hiện khi một bên muốn đổi cách làm mà không báo, hoặc khi quan hệ chấm dứt và hai bên phải quyết toán dựa trên những gì chưa từng được ghi lại.
Muốn đổi một thói quen: làm theo thứ tự này
Thói quen ràng buộc vì bên kia có cơ sở để trông đợi. Vì thế cách đổi đúng là làm cho bên kia hết cơ sở để trông đợi điều cũ, một cách rõ ràng và có thời gian chuẩn bị:
- Xác định chính xác thói quen bạn muốn đổi và cách làm mới bạn muốn áp dụng.
- Thông báo bằng văn bản hoặc tin nhắn có lưu, nêu rõ từ thời điểm nào áp dụng cách làm mới.
- Cho bên kia một khoảng thời gian hợp lý để điều chỉnh, nhất là khi thói quen liên quan đến dòng tiền như thời hạn thanh toán.
- Áp dụng cách làm mới cho các đơn hàng phát sinh sau thời điểm thông báo, không áp ngược cho đơn đang thực hiện.
- Nếu quan hệ có hợp đồng khung, cân nhắc ký phụ lục để thay thói quen bằng điều khoản rõ ràng.
Việc đổi đột ngột, nhất là khi bên kia đã dựa vào thói quen để lên kế hoạch, có thể bị coi là thiếu thiện chí. Một thông báo trước vài tuần thường đủ tránh được tranh chấp mà vẫn đạt mục đích.
Chứng minh một thói quen khi đã có tranh chấp
Bên viện dẫn thói quen nên chứng minh nó tồn tại. Chứng cứ tốt nhất là chuỗi giao dịch có giấy tờ: hoá đơn, phiếu giao nhận, sao kê chuyển khoản cho thấy ngày nhận hàng và ngày trả tiền qua nhiều tháng; tin nhắn đặt hàng và xác nhận; sổ sách của chính hai bên. Lời khai của nhân viên giao hàng, kế toán cũng có giá trị nếu khớp với giấy tờ.
Chứng cứ cần cho thấy không chỉ cách làm lặp lại, mà cả việc bên kia đã biết và chấp nhận. Một chuỗi hoá đơn cho thấy bên mua luôn trả sau ba mươi ngày, trong khi bên bán chưa bao giờ đòi sớm hơn, là bằng chứng khá mạnh. Một lần bên bán gửi thư nhắc nợ sớm có thể làm yếu lập luận rằng hai bên đã có thói quen cho trả chậm.
Thói quen thường được dùng cùng với các căn cứ khác: hợp đồng khung, quy tắc mặc định của luật, tập quán của ngành. Khi giá trị tranh chấp lớn, việc sắp xếp chứng cứ theo trình tự thời gian và đối chiếu với từng điều khoản nên có người làm nghề luật hỗ trợ.
Thói quen trong quan hệ lao động: thưởng đều mỗi năm có thành nghĩa vụ?
Câu hỏi hay gặp ở doanh nghiệp nhỏ: nhiều năm liền công ty thưởng Tết một tháng lương, năm nay làm ăn khó khăn muốn thưởng ít hơn hoặc không thưởng, người lao động có đòi được theo "lệ" cũ không. Theo Bộ luật Lao động 2019, thưởng là khoản người sử dụng lao động quyết định căn cứ vào kết quả sản xuất, kinh doanh và mức độ hoàn thành công việc, theo quy chế thưởng được công bố công khai tại nơi làm việc. Vì vậy, về nguyên lý, việc thưởng đều mỗi năm chưa tự biến thành nghĩa vụ cố định.
Tình huống khác hẳn nếu khoản thưởng đã được ghi vào hợp đồng lao động, quy chế thưởng, thoả ước lao động tập thể với mức cụ thể, hoặc thực chất là một phần tiền lương được trả đều đặn gắn với công việc. Khi đó đây không còn là thói quen mà là cam kết, và việc cắt giảm phải theo đúng thủ tục sửa đổi các văn bản đó. Ranh giới giữa "thưởng" và "lương trá hình" là điểm hay phát sinh tranh chấp, cần xem giấy tờ cụ thể.
Bài học cho người sử dụng lao động là minh bạch: quy chế thưởng nên nói rõ tiêu chí và việc thưởng phụ thuộc kết quả kinh doanh, và khi năm nay khác năm trước thì giải thích sớm. Với người lao động, điều nên làm là đọc kỹ hợp đồng và quy chế thay vì chỉ dựa vào những gì đã nhận các năm trước.
Câu hỏi thường gặp
Thói quen trong giao dịch dân sự giữa hai cá nhân có ràng buộc không?
Bộ luật Dân sự 2015 nhắc đến thói quen đã được xác lập giữa các bên chủ yếu ở việc im lặng có được coi là chấp nhận đề nghị hay không. Ngoài ra, cách hai bên đã cư xử nhiều lần là chứng cứ quan trọng khi giải thích nội dung thoả thuận. Trong thương mại, Luật Thương mại 2005 quy định trực tiếp hơn về thói quen.
Một lần làm khác có phá vỡ thói quen không?
Không nhất thiết. Một lần ngoại lệ, nhất là khi có lý do rõ như thiếu hàng hay ngày nghỉ, thường không xoá bỏ một thói quen đã lâu. Nhưng nếu một bên đã thông báo rõ cách làm mới và áp dụng từ đó, thói quen cũ có thể được coi là đã chấm dứt cho các giao dịch sau.
Thói quen có thể trái với hợp đồng đã ký không?
Thói quen không lật được điều khoản rõ ràng trong hợp đồng. Tuy nhiên, nếu hai bên liên tục làm khác điều khoản mà không ai phản đối, có thể phát sinh tranh luận về việc họ đã ngầm sửa thoả thuận. Để tránh rủi ro, nên ký phụ lục khi cách làm thực tế đã khác hợp đồng.
Nhân viên mới không biết thói quen cũ thì doanh nghiệp có bị ràng buộc không?
Thói quen ràng buộc doanh nghiệp, không phụ thuộc vào việc từng nhân viên biết hay không. Vì vậy doanh nghiệp nên ghi lại các điều kiện đang áp dụng với từng bạn hàng lớn để người mới tiếp quản không vô tình phá vỡ hoặc mở rộng thói quen.
Có nên ghi thói quen vào hợp đồng không?
Nên, với những thói quen ảnh hưởng đến tiền và trách nhiệm như thời hạn thanh toán, cách kiểm đếm, xử lý hàng lỗi. Khi đã ghi, mọi tranh luận về việc thói quen có tồn tại hay không không còn cần thiết.