Khi đàm phán, bên nào nhận được thông tin bí mật của bên kia thì phải giữ bí mật và không được dùng thông tin đó cho mục đích riêng của mình hoặc cho mục đích trái pháp luật, kể cả khi hợp đồng cuối cùng không được ký. Đây là vế thứ hai của quy định về thông tin trong giao kết hợp đồng ở Điều 387 Bộ luật Dân sự 2015; vi phạm mà gây thiệt hại thì phải bồi thường.
Trong làm ăn, để đối tác tin mà ký, người ta thường phải mở bớt cửa: cho xem bảng giá vốn, công thức sản phẩm, danh sách khách hàng, kế hoạch mở rộng. Câu hỏi đặt ra là nếu cuộc đàm phán đổ vỡ, những gì đã mở ra có được bảo vệ không, và bảo vệ tới đâu. Bài này trả lời theo nguyên tắc thiện chí, kèm các ví dụ giả định cho chủ doanh nghiệp nhỏ và hộ kinh doanh.
Vì sao nguyên tắc thiện chí bảo vệ cả thông tin chưa thành hợp đồng
Đàm phán là lúc hai bên cần tin nhau đủ để chia sẻ, nhưng chưa có văn bản nào ràng buộc. Nếu luật chỉ bảo vệ khi hợp đồng đã ký, bên nào cũng sẽ giữ khư khư thông tin cho tới phút chót, và rất nhiều giao dịch có lợi cho cả hai sẽ không bao giờ thành.
Quy định về thông tin bí mật trong giao kết lấp khoảng trống đó. Nó nói rằng sự tin cậy bạn trao cho đối tác trong lúc đàm phán có giá trị pháp lý riêng, không phụ thuộc vào việc hợp đồng cuối cùng có ra đời hay không. Bên nhận thông tin được phép dùng nó cho đúng mục đích là cân nhắc có ký hay không, chứ không được mang nó đi làm việc khác.
Đây là một cách thể hiện cụ thể của nguyên tắc thiện chí trong giai đoạn xác lập giao dịch. Bên đàm phán ngay thẳng là bên coi thông tin được trao như một sự gửi gắm, chứ không phải chiến lợi phẩm thu được sau mỗi buổi gặp.
Thông tin nào thường được coi là bí mật khi đàm phán
Luật không liệt kê. Điều quan trọng là thông tin đó chưa công khai, có giá trị với bên đưa ra, và được đưa ra trong bối cảnh mà bên nhận hiểu rằng không được tuỳ tiện sử dụng.
| Loại thông tin | Ví dụ giả định | Ghi chú |
|---|---|---|
| Giá vốn, cơ cấu chi phí | Nhà cung cấp cho xem bảng giá nhập nguyên liệu để chứng minh báo giá hợp lý | Thường là bí mật, nhất là khi được đánh dấu rõ |
| Công thức, quy trình | Cơ sở làm nước chấm ở Phú Thọ giới thiệu tỷ lệ pha chế để đối tác đánh giá khả năng sản xuất | Có thể đồng thời là bí mật kinh doanh được pháp luật sở hữu trí tuệ bảo hộ |
| Danh sách khách hàng, đại lý | Bên muốn bán lại cửa hàng cho xem danh sách khách sỉ | Có giá trị lớn, dễ bị dùng để lôi kéo khách |
| Kế hoạch kinh doanh | Dự định mở thêm chi nhánh ở Lâm Đồng trong năm tới | Bí mật nếu chưa công bố |
| Thông tin đã công khai | Giá bán lẻ niêm yết, địa chỉ cửa hàng | Không phải bí mật, ai cũng biết được |
Ranh giới giữa bí mật và không bí mật thường được củng cố bằng cách bên đưa thông tin tự đánh dấu: ghi rõ "thông tin bảo mật", chỉ đưa cho người cần biết, yêu cầu ký thoả thuận bảo mật trước. Thông tin đưa ra tràn lan, không kèm lời dặn nào, sẽ khó chứng minh là bí mật hơn.
Thế nào là dùng sai thông tin nhận được
Dùng để cạnh tranh trực tiếp. Ví dụ giả định: một xưởng may đàm phán gia công cho một thương hiệu nhỏ, được xem mẫu thiết kế và danh sách nhà cung cấp vải. Đàm phán không thành, vài tháng sau xưởng tung ra dòng sản phẩm gần như y hệt, dùng đúng những nhà cung cấp ấy. Đây là kiểu dùng thông tin cho mục đích riêng mà quy định hướng tới.
Tiết lộ cho bên thứ ba. Mang bảng giá vốn của đối tác cũ đi cho đối thủ của họ xem để mặc cả, hay kể cho người khác nghe kế hoạch mở rộng chưa công bố, cũng là vi phạm nghĩa vụ giữ bí mật, dù bản thân bên nhận không trực tiếp hưởng lợi.
Dùng để ép giá ở cuộc đàm phán khác. Biết được biên lợi nhuận của nhà cung cấp A trong lúc đàm phán, rồi dùng con số đó để ép nhà cung cấp B, là một cách dùng thông tin ngoài mục đích được trao. Ranh giới ở đây tinh tế hơn, vì kinh nghiệm thị trường chung thì ai cũng tích luỹ được.
Dùng để lôi kéo nhân sự, khách hàng. Danh sách nhân sự chủ chốt hay khách hàng thân thiết nhận được khi định mua lại doanh nghiệp, nếu bị dùng để mời chào riêng sau khi thương vụ đổ vỡ, có thể gây thiệt hại rất lớn cho bên đã mở thông tin.
Thoả thuận bảo mật: khi nào cần, nên có gì
Quy định chung của Bộ luật Dân sự 2015 đã bảo vệ thông tin bí mật trong giao kết, nhưng một thoả thuận bảo mật riêng giúp mọi thứ rõ ràng hơn nhiều. Nó xác định thông tin nào là bí mật, ai được tiếp cận, được dùng vào việc gì, bảo mật trong bao lâu, và khi không ký thì phải trả lại hay huỷ tài liệu ra sao.
Khi bạn chuẩn bị đưa ra thông tin có giá trị lớn, như công thức, danh sách khách hàng hay số liệu tài chính chi tiết, thoả thuận bảo mật nên được ký trước. Với cuộc trao đổi sơ bộ, chỉ cần một dòng email ghi rằng thông tin kèm theo là bảo mật, chỉ dùng để đánh giá hợp tác, đã là dấu vết hữu ích.
Nội dung tối thiểu nên có: định nghĩa thông tin bảo mật, mục đích được phép sử dụng, nghĩa vụ không tiết lộ cho bên thứ ba, ngoại lệ với thông tin đã công khai hoặc bên nhận đã có từ trước, thời hạn bảo mật, nghĩa vụ trả lại hoặc huỷ tài liệu, và cách xử lý khi vi phạm. Bạn không cần một "mẫu chuẩn" nào; quan trọng là các nội dung này được viết rõ, đúng với giao dịch của mình.
Những giới hạn của nghĩa vụ bảo mật
Nghĩa vụ giữ bí mật không biến mọi điều nghe được thành vùng cấm. Một số giới hạn cần hiểu đúng để không đòi hỏi quá mức hoặc lo lắng quá mức:
- Thông tin đã công khai, hoặc trở nên công khai không do lỗi của bên nhận, thì không còn là bí mật.
- Thông tin bên nhận đã có từ trước, hoặc tự phát triển độc lập, không bị ràng buộc chỉ vì bên kia cũng nhắc tới.
- Kiến thức, kinh nghiệm chung về thị trường mà một người làm nghề tích luỹ qua nhiều cuộc đàm phán thì khó coi là thông tin bí mật của riêng ai.
- Khi cơ quan nhà nước có thẩm quyền yêu cầu cung cấp thông tin theo đúng quy định, việc cung cấp không bị coi là vi phạm nghĩa vụ bảo mật dân sự.
- Thông tin về hành vi vi phạm pháp luật không được che chắn chỉ vì nó được nói ra trong lúc đàm phán.
Những giới hạn này thường được ghi luôn vào thoả thuận bảo mật dưới dạng các trường hợp ngoại lệ. Ghi rõ từ đầu giúp hai bên không phải cãi nhau sau này về một chi tiết bị coi là bí mật hay không.
Khi nghi ngờ đối tác cũ dùng thông tin của mình
Nếu bạn thấy dấu hiệu thông tin mình đưa ra khi đàm phán đang bị dùng sai, hãy đi từng bước để giữ chứng cứ và giữ thế chủ động:
- Xác định chính xác thông tin nào đã đưa, đưa cho ai, khi nào, bằng cách gì; tìm lại email, tin nhắn, biên bản giao tài liệu.
- Kiểm tra xem thông tin đó trước đây đã công khai ở đâu chưa, hoặc bên kia có thể tự có từ nguồn khác không.
- Thu thập dấu hiệu của việc sử dụng: sản phẩm giống, khách hàng bị liên hệ, nhân sự bị mời chào, kèm thời điểm.
- Gửi văn bản yêu cầu chấm dứt việc sử dụng, trả lại hoặc huỷ tài liệu, giọng chừng mực, không cáo buộc quá mức những gì chưa chứng minh được.
- Với thiệt hại lớn hoặc thông tin có thể là bí mật kinh doanh, nên tham khảo người làm nghề luật về hướng bảo vệ theo pháp luật dân sự và sở hữu trí tuệ.
Phần khó nhất luôn là chứng minh mối liên hệ giữa thông tin bạn đưa và hành vi của bên kia. Chính vì thế, việc ghi lại cái gì đã đưa, đưa cho ai, ngay từ lúc đàm phán, quan trọng hơn mọi lời lẽ khi tranh chấp đã nổ ra.
Bên đưa thông tin cũng có phần trách nhiệm tự bảo vệ
Nghĩa vụ giữ bí mật đặt lên vai bên nhận, nhưng luật không thể bù đắp hết cho sự hớ hênh của bên đưa. Nhiều chủ doanh nghiệp nhỏ, vì muốn chốt nhanh, mang toàn bộ sổ sách, danh sách khách hàng, công thức ra trình bày ngay từ buổi gặp đầu với một người mới quen. Khi thông tin đã lan ra, việc đòi lại gần như không thể, và bồi thường thì phải chứng minh được thiệt hại cụ thể.
Cách làm thận trọng là đưa thông tin theo từng nấc. Buổi đầu chỉ đưa những gì đủ để hai bên thấy có cơ sở hợp tác. Khi đối tác nghiêm túc hơn, ký thoả thuận bảo mật rồi mới đưa phần sâu hơn. Phần cốt lõi nhất, như công thức đầy đủ hay danh sách khách kèm số liệu doanh thu, chỉ đưa khi giao dịch gần như đã chốt, và có thể cho xem tại chỗ thay vì gửi bản sao.
Ví dụ giả định: chủ một cơ sở sản xuất bánh ở Thanh Hoá muốn nhượng lại thương hiệu. Thay vì gửi file công thức cho mọi người hỏi mua, chị chỉ cho xem quy trình tổng quát, mời người mua nghiêm túc tới xưởng xem trực tiếp, và chỉ trao công thức chi tiết sau khi đã nhận cọc theo hợp đồng chuyển nhượng. Cách làm này không nhằm nghi ngờ ai, mà để thiện chí của cả hai bên có chỗ dựa.
Câu hỏi thường gặp
Không ký thoả thuận bảo mật thì thông tin có được bảo vệ không?
Có, ở mức quy định chung. Bộ luật Dân sự 2015 buộc bên nhận thông tin bí mật trong quá trình giao kết phải giữ bí mật và không dùng cho mục đích riêng. Tuy nhiên, không có thoả thuận riêng thì việc chứng minh thông tin là bí mật và phạm vi được dùng sẽ khó hơn.
Đối tác dùng ý tưởng mình trình bày khi đàm phán thì có kiện được không?
Ý tưởng chung chung rất khó được bảo vệ. Nếu đó là thông tin cụ thể, chưa công khai, có giá trị và được trao trong bối cảnh bảo mật, bạn có cơ sở hơn. Mức bảo vệ còn phụ thuộc vào việc thông tin có đáp ứng điều kiện bí mật kinh doanh theo pháp luật sở hữu trí tuệ hay không.
Nghĩa vụ giữ bí mật kéo dài bao lâu sau khi đàm phán đổ vỡ?
Quy định chung không nêu một thời hạn cố định. Trong thực tế, thời hạn thường được thoả thuận trong văn bản bảo mật. Không có thoả thuận thì nghĩa vụ gắn với việc thông tin còn là bí mật; khi đã công khai hợp pháp, nghĩa vụ đối với thông tin đó không còn ý nghĩa.
Nhân viên đi đàm phán cho công ty có phải giữ bí mật cá nhân không?
Nhân viên đàm phán nhân danh công ty, nên nghĩa vụ trước hết thuộc về công ty. Ngoài ra, nhân viên còn chịu ràng buộc theo hợp đồng lao động, nội quy và các thoả thuận bảo mật với chính công ty mình. Công ty nên phổ biến rõ cho người đi đàm phán.
Đưa tài liệu cho đối tác xem rồi, nay muốn lấy lại có được không?
Bạn có thể yêu cầu trả lại hoặc huỷ tài liệu khi đàm phán kết thúc, nhất là khi đã thoả thuận trước. Nên làm yêu cầu bằng văn bản và đề nghị bên kia xác nhận đã trả hoặc đã huỷ. Lần sau, hãy ghi nghĩa vụ này ngay trong thoả thuận bảo mật.
Thông tin cá nhân của khách hàng mà đối tác cung cấp khi đàm phán có được dùng không?
Ngoài nghĩa vụ bảo mật trong giao kết, thông tin cá nhân còn được pháp luật về bảo vệ dữ liệu cá nhân điều chỉnh, với các yêu cầu như có cơ sở xử lý hợp pháp và dùng đúng mục đích. Bạn không nên dùng dữ liệu đó ngoài mục đích đánh giá giao dịch.