Kỷ luật lao động theo Bộ luật Lao động 2019 dùng chung nhiều nguyên tắc với xử phạt hành chính: chỉ xử lý hành vi đã được quy định, bên xử lý phải chứng minh lỗi, người bị xử lý được bào chữa, một hành vi không bị áp nhiều hình thức. Nhưng hai hệ khác nhau ở những điểm quan trọng: công ty không được phạt tiền, nhiều hành vi cùng lúc chỉ chịu một hình thức nặng nhất, và có những khoảng thời gian không được xử lý kỷ luật người lao động.
Nhiều chủ doanh nghiệp nhỏ quản lý nhân viên theo cách họ thấy cơ quan nhà nước quản lý họ: lập biên bản, phạt tiền, mỗi lỗi một khoản. Cách nghĩ đó sai ở chỗ quan trọng nhất. Bài so từng điểm giống và khác, với ví dụ giả định, để cả hai phía trong quan hệ lao động biết luật đang nghĩ thế nào.
Vì sao hai hệ lại giống nhau
Xử phạt hành chính là quan hệ giữa Nhà nước và người dân; kỷ luật lao động là quan hệ giữa người sử dụng lao động và người lao động. Một bên là quyền lực công, một bên là quan hệ hợp đồng. Nhưng cả hai có chung một đặc điểm: một bên có quyền ra quyết định gây bất lợi cho bên kia, còn bên kia ở vị thế yếu hơn.
Ở đâu có sự chênh lệch như vậy, luật thường đặt những giới hạn giống nhau cho bên mạnh: phải có căn cứ trước, phải chứng minh, phải nghe, phải tương xứng. Người lao động phụ thuộc vào công việc để sống, nên một quyết định kỷ luật sai, nhất là sa thải, có thể gây hậu quả nặng không kém một khoản phạt hành chính lớn.
Hiểu điểm chung này giúp người làm nhân sự kiêm nhiệm có một khung tư duy sẵn: khi phân vân về một bước trong quy trình kỷ luật, hãy hỏi "nếu cơ quan nhà nước làm thế này với mình thì mình có thấy công bằng không". Câu hỏi đó thường dẫn đến đúng hướng, dù từng chi tiết vẫn phải tra trong Bộ luật Lao động 2019 và văn bản hướng dẫn hiện hành.
Bốn điểm giống nhau
Bảng dưới đặt các nguyên tắc của hai hệ cạnh nhau. Cột kỷ luật lao động diễn đạt theo tinh thần Bộ luật Lao động 2019, không trích nguyên văn.
| Nguyên tắc | Trong xử phạt hành chính | Trong kỷ luật lao động |
|---|---|---|
| Có căn cứ trước | Chỉ xử phạt hành vi do văn bản xử phạt quy định | Chỉ xử lý kỷ luật hành vi được quy định trong nội quy lao động, hợp đồng lao động đã giao kết hoặc pháp luật lao động |
| Bên xử lý chứng minh | Người có thẩm quyền xử phạt có trách nhiệm chứng minh vi phạm | Người sử dụng lao động phải chứng minh được lỗi của người lao động |
| Được trình bày | Quyền giải trình, quyền tự chứng minh không vi phạm | Có mặt tại cuộc họp, tự bào chữa hoặc nhờ người bào chữa, có sự tham gia của tổ chức đại diện người lao động |
| Một hành vi, một lần | Một hành vi chỉ bị xử phạt một lần | Không áp dụng nhiều hình thức kỷ luật cho một hành vi vi phạm |
Cả hai hệ cũng có thời hiệu: quá một khoảng thời gian kể từ khi hành vi xảy ra thì không còn được xử lý. Các mốc cụ thể của từng hệ khác nhau và có ở chuyên mục về thời hạn; ý chung là bên có quyền phải hành động kịp thời.
Ba điểm khác nhau quan trọng nhất
Không được phạt tiền. Đây là khác biệt lớn nhất. Xử phạt hành chính lấy phạt tiền làm hình thức phổ biến; còn Bộ luật Lao động 2019 cấm dùng hình thức phạt tiền, cắt lương thay cho việc xử lý kỷ luật. Các hình thức kỷ luật chỉ gồm khiển trách, kéo dài thời hạn nâng lương, cách chức và sa thải. Ví dụ giả định: một tiệm bánh ở Thành phố Hồ Chí Minh trừ tiền mỗi lần nhân viên đến muộn là áp nhầm tư duy xử phạt vào quan hệ lao động.
Nhiều hành vi cùng lúc: chỉ một hình thức nặng nhất. Trong xử phạt hành chính, một người làm nhiều hành vi thì bị phạt từng hành vi. Trong kỷ luật lao động, khi người lao động có nhiều hành vi vi phạm cùng lúc, chỉ áp dụng hình thức kỷ luật cao nhất tương ứng với hành vi nặng nhất. Lý do: kỷ luật nhắm vào việc duy trì quan hệ lao động, không nhằm cộng dồn trừng phạt.
Có những khoảng thời gian không được xử lý. Bộ luật Lao động 2019 không cho xử lý kỷ luật người lao động trong một số thời gian như đang nghỉ ốm đau, nghỉ việc được sự đồng ý của người sử dụng lao động, đang bị tạm giữ, tạm giam, lao động nữ mang thai, nghỉ thai sản, nuôi con nhỏ theo quy định. Xử phạt hành chính không có danh sách tương tự, vì quan hệ không gắn với hợp đồng làm việc.
Nội quy lao động: "văn bản xử phạt" của doanh nghiệp
Nếu văn bản xử phạt là căn cứ của cơ quan nhà nước, thì nội quy lao động là căn cứ chính của người sử dụng lao động. Hành vi không có trong nội quy, hợp đồng hay pháp luật lao động thì không thể làm căn cứ kỷ luật. Đây là chỗ nhiều cơ sở nhỏ hụt: nội quy viết chung chung, rồi khi cần xử lý thì không tìm được dòng nào mô tả đúng hành vi.
Nội quy cũng không được trái luật. Một điều khoản nội quy cho phép phạt tiền, giữ lương, giữ bằng gốc hay sa thải cho lỗi nhẹ không trở nên hợp pháp chỉ vì người lao động đã ký nhận. Việc nội quy có hiệu lực từ khi nào, phải đăng ký hay không, có những quy định riêng mà doanh nghiệp nên đối chiếu theo quy mô của mình.
Lời khuyên thực tế cho chủ cơ sở: viết nội quy bằng câu cụ thể, mô tả hành vi và hình thức kỷ luật tương ứng theo bậc; phổ biến cho người lao động và lưu bằng chứng đã phổ biến; xem lại khi luật thay đổi. Một nội quy rõ ràng có lợi cho cả hai bên, vì người lao động biết trước ranh giới, còn người sử dụng lao động có căn cứ khi cần xử lý.
Kiểm một quyết định kỷ luật bằng tư duy nguyên tắc
Ví dụ giả định: một nhân viên bán hàng ở Huế nhận quyết định kéo dài thời hạn nâng lương vì làm mất hàng. Dù bạn là người ra quyết định hay người nhận, các bước dưới đây giúp nhìn ra chỗ hụt.
- Tìm căn cứ: nội quy hoặc hợp đồng có mô tả hành vi làm mất hàng và hình thức kỷ luật tương ứng không.
- Xem chứng cứ về lỗi: có biên bản, sổ giao nhận, lời người làm chứng không; lỗi là của nhân viên hay của khâu khác.
- Kiểm thời điểm: lúc xử lý, nhân viên có đang trong khoảng thời gian luật không cho xử lý kỷ luật không; còn trong thời hiệu không.
- Kiểm thủ tục nghe: có thông báo, có cuộc họp, có tổ chức đại diện người lao động tham gia khi nhân viên là thành viên, có ghi ý kiến của nhân viên vào biên bản không.
- Kiểm mức: hình thức chọn có tương xứng với lỗi và hậu quả không; có bị áp thêm khoản trừ lương nào không.
- Tách riêng trách nhiệm bồi thường: nếu công ty muốn nhân viên bồi thường giá trị hàng mất, đó là thủ tục bồi thường thiệt hại theo Bộ luật Lao động 2019, không phải hình thức kỷ luật.
Bước cuối là chỗ hay bị nhầm nhất. Bồi thường thiệt hại và kỷ luật là hai việc khác nhau, cùng có thể xảy ra cho một sự việc mà không vi phạm nguyên tắc "một hành vi một lần", vì chúng không cùng bản chất.
Nhìn từ hai phía của bàn họp
Phía người sử dụng lao động. Kỷ luật là công cụ giữ trật tự chung, bảo vệ những người làm đúng khỏi việc gánh hậu quả của người làm sai. Một chủ cơ sở không xử lý vi phạm có thể làm cả tập thể mất niềm tin vào nội quy. Vì vậy, tránh kỷ luật vì ngại thủ tục cũng không phải là lựa chọn tốt; điều cần là làm đúng và đều tay với mọi người.
Phía người lao động. Một quyết định kỷ luật ảnh hưởng đến thu nhập, cơ hội thăng tiến và cả hồ sơ xin việc về sau. Người lao động có lý do chính đáng để đòi căn cứ rõ ràng và quy trình công bằng, và cũng có trách nhiệm tuân thủ nội quy đã được phổ biến, hợp tác khi được mời làm rõ sự việc.
Chỗ hai phía gặp nhau. Cả hai đều có lợi khi quy tắc được viết trước, áp dụng như nhau và có ghi chép. Người lao động biết mình đứng ở đâu; người sử dụng lao động có hồ sơ để bảo vệ quyết định. Tranh chấp thường nổ ra ở những chỗ quy tắc mơ hồ hoặc bị áp khác nhau cho từng người.
Vai trò của tổ chức đại diện. Tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở tham gia cuộc họp kỷ luật khi người lao động là thành viên. Sự có mặt của họ không nhằm phản đối mọi quyết định, mà để bảo đảm quy trình được tôn trọng và lời người lao động được nghe đầy đủ.
Khi tranh chấp đã nảy sinh
Nếu người lao động cho rằng quyết định kỷ luật sai, họ có thể khiếu nại với người sử dụng lao động, yêu cầu hoà giải viên lao động hỗ trợ, hoặc đưa tranh chấp ra cơ quan giải quyết theo thủ tục của pháp luật lao động. Với sa thải, tranh chấp có thể được đưa thẳng ra toà án trong những trường hợp luật cho phép. Thời hạn và trình tự cụ thể nên đối chiếu văn bản hiện hành.
Với người sử dụng lao động, một quyết định kỷ luật sai, đặc biệt là sa thải trái luật, có thể kéo theo nghĩa vụ nhận người lao động trở lại, trả lương cho thời gian không được làm việc và các khoản bồi thường khác. Chi phí của một quy trình chậm mà đúng luôn nhỏ hơn chi phí của một quyết định nhanh mà sai.
Khi vụ việc có giá trị lớn, liên quan nhiều người hoặc có dấu hiệu hình sự như chiếm đoạt tài sản, cả hai bên nên tìm ý kiến người làm nghề trước khi ra hoặc phản hồi quyết định. Bạn có thể hỏi luật sư trên AI Cố Vấn để được xem hồ sơ cụ thể, thay vì dựa vào những nguyên tắc chung trong bài.
Câu hỏi thường gặp
Công ty trừ lương vì đi trễ có đúng luật không?
Bộ luật Lao động 2019 cấm dùng hình thức phạt tiền, cắt lương thay cho việc xử lý kỷ luật. Việc trả lương theo thời gian làm việc thực tế là chuyện khác với trừ tiền như một hình phạt. Nếu nghi ngờ, hãy xem cách khoản trừ được ghi trong bảng lương và nội quy.
Nhân viên vi phạm ba lỗi cùng lúc thì kỷ luật thế nào?
Khi người lao động có nhiều hành vi vi phạm cùng lúc, chỉ áp dụng hình thức kỷ luật cao nhất tương ứng với hành vi nặng nhất. Đây là điểm khác với xử phạt hành chính, nơi mỗi hành vi bị xử phạt riêng.
Có thể vừa kỷ luật vừa bắt nhân viên bồi thường không?
Có thể, vì kỷ luật và bồi thường thiệt hại là hai chế định khác nhau trong Bộ luật Lao động 2019. Việc bồi thường phải theo trình tự riêng và xem xét lỗi, mức thiệt hại, hoàn cảnh của người lao động, không phải là một khoản phạt.
Nhân viên đang nghỉ ốm có bị kỷ luật không?
Không được xử lý kỷ luật trong thời gian người lao động đang nghỉ ốm đau, điều dưỡng. Khi hết thời gian đó, nếu còn thời hiệu, người sử dụng lao động có thể tiến hành xử lý theo trình tự. Luật có quy định về việc kéo dài thời hiệu trong một số trường hợp.
Nội quy chưa có hành vi đó thì công ty có kỷ luật được không?
Không. Bộ luật Lao động 2019 cấm xử lý kỷ luật đối với hành vi không được quy định trong nội quy lao động, hợp đồng lao động đã giao kết hoặc pháp luật lao động. Công ty nên bổ sung nội quy cho các tình huống sau, không áp ngược cho việc đã xảy ra.
Người lao động đã bị công an phạt có còn bị công ty kỷ luật không?
Có thể, nếu hành vi đó đồng thời vi phạm nội quy lao động. Hai việc thuộc hai quan hệ khác nhau nên không trái nguyên tắc một hành vi một lần của xử phạt hành chính. Công ty vẫn phải chứng minh lỗi và làm đúng trình tự kỷ luật.